10 Langkah Penataan SDM Jelang Akhir Tahun, Sudahkah Anda Melakukannya?

Menuju pergantian tahun, perusahaan harus menyusun strategi untuk bersiap dalam menghadapi tantangan baru. Begitupun dengan seorang HR. Mungkin, bagi HR akhir tahun adalah momen menutup buku lama dan bersiap untuk buku yang baru.

Saat menuju penghujung tahun seperti ini, HR akan berbenah untuk merampungkan beberapa kewajibannya sebagai staf yang mengelola SDM di perusahaan, dari mulai menghitung dan mengatur gaji, melakukan penilaian dan peninjauan kinerja karyawan, dan hal-hal lainnya.

Maka dari itu, dengan banyaknya pekerjaan yang harus HR lakukan, ada baiknya jika Anda menyiapkan 10 langkah berikut untuk memudahkan Anda dalam menyelesaikan pekerjaan Anda sebagai seorang HR dalam menutup tahun.

10 Langkah Penataan SDM Jelang Akhir Tahun

Berikut adalah 10 tips yang bisa Anda lakukan dalam menata SDM perusahaan di tahun 2023 mendatang.

1. Memastikan Ajuan Cuti Akhir Tahun 

Jika perusahaan Anda menyediakan cuti akhir tahun untuk para karyawan, ada baiknya jika Anda mengingatkan setiap karyawan untuk lekas melakukan proses pengajuan cuti mereka.

Semakin cepat karyawan melakukan pengajuan atau pengambilan jatah cuti mereka, semakin cepat juga untuk Anda melakukan prosesnya. Dengan begitu, Anda bisa melakukan pekerjaan Anda yang lain. 

2. Memastikan Tunjangan dan Cuti Telah Diatur untuk Tahun Baru

Langkah ini biasanya berkaitan dengan pengelolaan cuti dan payroll di perusahaan Anda. Jika pengelolaan cuti dan payroll Anda telah diatur dengan atomisasi, maka Anda tidak perlu khawatir. Namun, yang menjadi masalah adalah jika perusahaan Anda masih melakukan semuanya secara manual, maka Anda berkewajiban untuk memastikannya kembali. 

3. Menyiapkan Penggajian Karyawan di Awal Waktu 

Jika perusahaan Anda biasa untuk memberi tunjangan berupa intensif atau bonus tahunan, maka tunjangan-tunjangan tersebut harus segera Anda siapkan dan Anda urus sesegera mungkin. Hal ini dapat memudahkan Anda untuk mengatur penggajian di tahun depan yang mungkin saja akan dipengaruhi kebijakan-kebijakan baru yang perlu Anda pelajari.

4. Membuat Perencanaan untuk Perekrutan 

Sebenarnya, pada langkah ini Anda tidak bisa untuk bekerja sendiri. Anda harus berkoordinasi dengan pihak divisi lain untuk mengajukan apa saja yang mereka butuhkan terkait penambahan SDM di waktu yang akan datang. Hal ini akan memudahkan Anda untuk membuat perencanaan untuk merekrut pegawai baru.

Hal ini juga berlaku jika Anda telah melakukan perekrutan dan masih ada pegawai baru yang masih dalam masa probation. Anda harus bekerja sama dengan kepala divisi terkait untuk mengetahui tugas atau pelatihan apa saja yang harus diberikan. Ini dapat membantu sejauh mana proses pelatihan pegawai terbaru tersebut sudah berjalan.

Baca Juga: Menjaga Citra Perusahaan saat Terpaksa Lakukan Layoff

5. Memeriksa Setiap Perubahan Regulasi 

Memeriksa regulasi baru dapat dilihat dari peraturan yang dibuat oleh pemerintah atau peraturan hukum yang sekiranya dapat memengaruhi kebijakan perusahaan di tahun depan. Ada baiknya jika seorang HR peka dan up-to-date terkait kebijakan hukum terbaru yang dikeluarkan oleh pemerintah. 

6. Meninjau Kembali Kontrak dan Kebijakan Perusahaan 

Meninjau kembali kontrak dan kebijakan perusahaan bisa jadi berguna untuk melakukan penyesuaian jika ada kebijakan terbaru yang bertentangan dengan kebijakan perusahaan saat ini. Ada beberapa hal yang mungkin bisa Anda tinjau kembali, seperti: kontrak kerja, penggajian, kebijakan cuti, dan kebijakan-kebijakan lainnya. 

7. Membuat Rencana dan Penjadwalan untuk Pelatihan

Membuat perencanaan dan penjadwalan terkait pelatihan yang akan dilakukan dapat memudahkan Anda dalam menyiapkan dana yang dibutuhkan untuk acara tersebut.

Selain memudahkan dalam pembagian anggaran, Anda juga bisa mengetahui divisi apa saja yang memerlukan pelatihan atau evaluasi agar kinerja divisi tersebut bisa kembali optimal. 

Baca Juga: Manfaat dan Proses Paklaring HR dalam Pengelolaan Sumber Daya Manusia

8. Memastikan Semua Penilaian dan Peninjauan Selesai 

Untuk memastikan semua penilaian dan peninjauan akhir tahun bisa selesai dengan baik, Anda bisa bekerja sama dengan kepala divisi untuk mengelola pekerjaan Anda yang satu ini. 

Anda harus bisa memastikan bahwa setiap kepala divisi telah memberi perintah kepada setiap stafnya untuk mengisi dan mengumpulkan penilaian tersebut sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Ada baiknya jika Anda membuat strategi dalam memudahkan setiap karyawan untuk mengisi form penilaian ini. Anda bisa membuatnya melalui bantuan aplikasi, perangkat lunak, atau web tertentu yang menyediakan jasa sesuai apa yang Anda butuhkan dalam penilaian akhir tahun ini.

9. Memperbarui Data Karyawan 

Sudah menjadi tradisi bila perusahaan akan melakukan pembaharuan data karyawannya setiap tahun. Di moment menuju pergantian tahun ini, HR dapat meminta setiap staf untuk memperbarui data mereka masing-masing. Untuk memudahkan pekerjaan, Anda bisa menggunakan bantuan software atau aplikasi yang terintegrasi dengan akun karyawan, sehingga karyawan-karyawan tersebut dapat mengubah dan memperbarui data mereka secara mandiri. 

10. Melakukan Perencanaan untuk Berbagai Perayaan

Sama seperti perencanaan lainnya, perencanaan terkait acara-acara atau peringatan yang biasa dilakukan oleh perusahaan juga bisa Anda persiapkan. Selain untuk mensejahterakan SDM, ini dapat memudahkan Anda dalam menyiapkan anggaran untuk acara rutinan tersebut. 

Pada kenyataanya, mungkin persiapan seorang HR akan jauh lebih banyak dari yang telah disebutkan, akan tetapi langkah-langkah di atas mungkin bisa menjadi beberapa langkah yang bisa Anda coba aplikasikan untuk mengurangi beban Anda dalam menutup tahun. 

Semoga tulisan ini bisa membantu Anda dalam mempersiapkan segala tantangan yang  akan menyambut di tahun yang baru.