HR Glossary: Pentingnya Background Check di Lingkungan Kerja

Apakah HR perlu memeriksa akun media sosial dan akun lain yang dimiliki kandidat? 

Meskipun terdengar berlebihan, melakukan background check seperti ini sangat penting untuk memastikan bahwa kandidat tersebut sesuai dengan perusahaan Anda.

Tidak hanya media sosial, pada dasarnya, background check adalah tahap pemeriksaan latar belakang karyawan yang dilakukan pada beberapa aspek yang dimiliki oleh karyawan saat melamar atau bekerja di perusahaan Anda.

Simak ulasan di bawah ini untuk mengetahui pentingnya background check karyawan dan calon kandidat di perusahaan Anda!

Apa itu Background Check?

Background check adalah sebuah tahapan dalam proses perekrutan untuk memeriksa kesesuaian kandidat berdasarkan latar belakangnya. 

Tahapan ini umumnya bertujuan untuk memastikan bahwa kandidat tersebut benar-benar memiliki kriteria yang tepat dan sesuai dengan yang perusahaan butuhkan.

Tahap ini juga dilakukan untuk memeriksa kembali kebenaran atas informasi yang ditulis dengan rekam jejak dan pengalaman kandidat selama berkarier.

Hal ini sangat penting untuk membuat perekrutan di perusahaan Anda menjadi jauh lebih efektif.

Selain pada kandidat, di lingkungan juga umum untuk melakukan background check karyawan. Hal ini tentu tidak dilakukan secara diam-diam, melainkan harus dengan persetujuan dua belah pihak, seperti pihak HRD dan karyawan.  

Mengapa Background Check Sangat Penting?

Melakukan background check terhadap kandidat dapat membuat perekrutan Anda menjadi jauh lebih efektif. 

Dengan tahapan ini, Anda bisa mengetahui bagaimana kesesuaian kandidat untuk posisi atau pekerjaan yang perusahaan Anda tawarkan.

Selain itu, pemeriksaan latar belakang juga dapat meminimalisir terjadinya kecurangan yang kerap terjadi pada saat tahap perekrutan. Hal inilah yang kerap membuat perusahaan mengalami perekrutan yang tidak efektif.

Tanpa adanya background check, HRD mungkin tidak bisa memastikan validitas dari informasi yang ditulis oleh karyawan di lembar riwayat hidup mereka. 

Umumnya, kandidat akan melakukan kecurangan berupa:

• Penulisan pengalaman kerja yang berlebihan

• Posisi yang tidak sesuai

• Tanggung jawab pekerjaan yang tidak pernah mereka kerjakan

• Kompetensi yang sama sekali tidak dimiliki

• Gelar pendidikan yang dimiliki

• Sertifikasi yang belum tentu terverifikasi

Pada akhirnya, background check berfungsi untuk menyaring dan memeriksa bagaimana perbedaan yang ada pada setiap kandidat yang melamar ke perusahaan Anda. 

Dengan hal ini, Anda bisa menyelenggarakan perekrutan yang efektif untuk mendapatkan talenta terbaik untuk perusahaan Anda.

Kapan Background Check Dilakukan?

Umumnya, waktu terbaik untuk melakukan background check adalah pada saat perekrutan dan saat karyawan akan memperpanjang masa kontrak kerjanya. 

Dengan melakukan tahapan ini, perusahaan bisa menentukan apakah harus memperpanjang kontrak karyawan yang ada, atau merekrut kandidat baru.

Akan tetapi, beberapa perusahaan kerap melakukan tahapan ini setelah mereka mempekerjakan karyawan yang terhitung sebagai karyawan probation atau percobaan.

Selama masa probation, HR bisa melakukan background check sembari melihat bagaimana performa mereka selama masa percobaan tersebut. 

Data pemeriksaan latar belakang yang dihasilkan dapat dimanfaatkan untuk menentukan kelayakan karyawan tersebut saat masa percobaan berakhir.

Akan tetapi, kapanpun melakukan background check, Anda harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu, apakah karyawan atau kandidat tersebut berkenan atau tidak untuk dilakukan pemeriksaan latar belakangnya.

Jenis-Jenis Background Check

Berikut adalah beberapa jenis informasi yang perlu Anda cari ketika melakukan background check karyawan atau kandidat Anda sebelum mempekerjakan atau memperpanjang masa kontrak mereka.

Verifikasi Pekerjaan Sebelumnya

Mengetahui tanggung jawab dan pengalaman kerja karyawan di tempat sebelumnya memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan informasi lengkap terkait alasan kandidat mencari pekerjaan baru.

Maka dari itu, HRD bisa menghubungi perusahaan sebelumnya dan mencari tahu alasan mengapa karyawan tersebut tidak lagi bekerja di perusahaan sebelumnya.

Pendidikan

Tidak dapat dipungkiri bahwa pendidikan dapat memberikan verifikasi kredensial akademik seorang kandidat.

Perusahaan dapat melakukan kontak dengan sekolah atau instansi pendidikan kandidat untuk melakukan background checking guna memastikan bahwa kandidat tidak memalsukan pendidikannya.

Referensi

Referensi dapat memberikan informasi yang penting tentang etos kerja seorang kandidat. 

Dengan menghubungi referensi yang tertera, perusahaan bisa menghubungi mereka dan menggali informasi tentang bagaimana kinerja dan kualitas kerja seorang kandidat untuk memudahkan pengambilan keputusan akhir di masa perekrutan.

Catatan Perilaku

Catatan perilaku karyawan bisa mencakup catatan perilaku dari kepolisian yang terlampir melalui dokumen berupa surat berkelakuan baik.

Artinya, dengan melakukan pemeriksaan ini, perusahaan turut mendukung kebijakan pemerintah untuk mempekerjakan karyawan dengan rekam jejak yang baik di lingkungannya. 

Selain itu, pemeriksaan ini meminimalisir untuk terjadinya masalah lain di tempat kerja yang disebabkan oleh kasus yang diperbuat oleh kandidat di masa lalu yang berkaitan dengan pelanggaran hukum yang berlaku.

Pemeriksaan Kesehatan

Background check mencakup kondisi kesehatan karyawan, baik secara fisik maupun mental. 

Fisik dan mental yang sehat mengindikasikan bahwa karyawan mampu bekerja secara penuh untuk jangka waktu yang panjang dan mengurangi kecelakaan dan risiko lain yang terjadi di tempat kerja.

Lisensi dan Sertifikasi

Jika kandidat atau karyawan bekerja pada posisi yang mengharuskan mereka memiliki kemampuan atau spesialisasi terhadap kemampuan tertentu. Memeriksa lisensi dan sertifikasi adalah salah satu hal yang penting.

Ini dilakukan untuk memastikan bahwa dokumen ini bisa menjadi indikasi bahwa karyawan atau kandidat tersebut benar-benar berkompeten pada bidang tertentu dan diakui oleh instansi pelatihan yang terpercaya.

Screening Media Sosial

Screening media sosial adalah salah satu informasi yang dibutuhkan dalam tahapan background check.

Pemeriksaan ini bukan hal aneh, karena biasanya HRD mencoba mengenal kandidatnya lebih mudah melalui perilaku mereka di media sosial untuk memastikan bahwa kandidat atau karyawan tidak memiliki rekam jejak yang buruk dan berdampak pada citra perusahaan.

Baca Juga: Contoh Surat Pengangkatan Karyawan

Kesimpulan

Background check dapat membuat perekrutan di perusahaan Anda menjadi jauh lebih efektif dan memudahkan Anda untuk mendapatkan talenta terbaik yang bisa dipekerjakan. 

Anda bisa melakukan tahapan ini secara cepat, akan tetapi dampak yang dihasilkan sangatlah besar untuk jangka panjang.